اتوماسیـون های اداری مزایای استفاده از آنها در تمام کسب و کار ها
اتوماسیون اداری سال ها است که در سازمان ها و ادارات پر جمعیت مورد استفاده قرار می گیرد و در ایران نیز اغلب سازمان ها و شرکت های دولتی مجهز به این نوع سیستم ها هستند.
امروزه با توجه به بازخورد مثبتی که از استفاده کاربردی اتوماسیون ها بدست آمده است، بسیاری از دفاتر و مجموعه های کوچک و متوسط را به سمت تولید اتوماسیون های اداری جهت بهینه سازی فعالیت های اداری روزمره خود هدایت کرده است. اتوماسیون های اداری ویژه دفاتر گردشگری، موسسات آموزشی و مجموعه های مستقل خبرگزاری، نمونه هایی از این گونه مجموعه هایی است که از اتوماسیون اداری بهره مند شده اند.
اتوماسیون اداری چیست ؟
به مجموعه نرم افزار ها و سخت افزار هایی اشاره دارد که هدف آنها متمرکز سازی، خودکار کردن، ساده سازی و در کل ایجاد یک روند از پیش تعیین شده سیستمی است که کلیه کاربران یک مجموعه از آن جهت انجام امور خود استفاده می نمایند. با پیشرفت چشم گیر فناوری در سال های اخیر، اغلب اتوماسیون های اداری کاملا نرم افزاری شده اند و به تازگی به صورت اپلیکیشن های موبایل نیز در اختیار کارکنان مجموعه ها قرار می گیرد.
مزایای بهره گیری از اتوماسیون های اداری :
از ویژگی های یک اتوماسیون اداری مناسب، ذخیره اطلاعات عمومی و محرمانه یک سازمان به صورت متمرکز است که به انواع روش های به روز رمزگزاری داده در سرور های سازمان ثبت می شوند و اعضا با توجه به سطوح دسترسی و پست های سازمانی خود، اطلاعات را جستجو و دریافت می نمایند.
مدیریت داده ها ( Data Management ) :
استفاده به جا و بهینه از داده ها از نیاز های اصولی هر مجموعه و کسب و کار فعالی است. امروزه ایجاد فرایند هایی که داده را به اطلاعات مفید ( Knowledge ) و قابل استفاده تبدیل کند از ضرورت های اساسی سازمان ها است که توسط اتوماسیون های اداری یکپارچه قابل انجام است.
تبادل اطلاعات ( Data Exchange ) :
از اهداف اصلی هر اتوماسیون اداری، مدیریت ارتباطات و تبادل داده ها بین اعضای سازمان است. این انتقال اطلاعات بایستی در بستری ساده، سریع و دقیق باشد تا اطلاعات به بهترین نحو ممکن در بین اعضا تقسیم شود.
دقت :
کاهش خطا از اساسی ترین نتایج مورد هدف هر سازمانی در هنگام استفاده از اتوماسیون های اداری است و این گونه سیستم ها در صورت نبود باگ های فنی، می توانند با دقت 100% اطلاعات صحیح را ذخیره و انتقال دهند.
صرفه جویی در زمان و هزینه :
اتوماسیون های اداری جامع با ساده سازی و خودکار کردن فرایند های روزمره، نقش اساسی در مدیریت و صرفه جویی زمان دارند و همچنین کاهش استفاده کاغذ و حمل و نقل باعث کنترل هزینه های جاری می شود.
اتوماسیون های اداری، همانطور که اشاره شد نقش بسزایی در ایجاد روند هایی منظم و سازمان یافته دارند که می تواند بطور قابل ملاحظه ای در صرفه جویی هزینه ها، زمان و منابع به هر کسب و کاری کمک کند.